Auteurs: Rim KOUNDA, Juriste stagiaire, Inès ABDESSELEM, Avocat, Julien BAUBIGEAT, Avocat
L’approbation des comptes est une procédure qui consiste, pour les associés, les actionnaires ou l’associé unique, à approuver la gestion faite de la société par son représentant légal au cours de l’exercice social écoulé.
Remarque: L’exercice social, également appelé exercice comptable, correspond à un cycle complet d’activité de l’entreprise démarrant à une date d’ouverture et se terminant à une date de clôture, sur une période de 12 mois.
Toutefois, lors de la constitution de la société, la durée de l’exercice social peut être (i) inférieure à 12 mois pour le premier exercice débutant au cours du premier semestre de l’année civile, nous parlons alors d’exercice court, ou (ii) supérieure à 12 mois, on parle alors d’exercice long[1].
L’objectif de l’approbation des comptes est d’informer les associés ou actionnaires de la situation financière de la société, de valider les comptes de l’exercice clos et d'affecter le résultat de l'exercice réalisé par la société (le cas échéant).
Remarque : A la fin de chaque exercice social il est constaté un résultat.
Celui-ci peut être bénéficiaire ou déficitaire.
Dans un cas comme dans l’autre, ce sont les associés ou actionnaires de la société qui décide de l’affectation de ce résultat à un poste comptable (exemple : les réserves ou le report à nouveau) ou de sa distribution (en tout ou partie) en cas de résultat positif. Dans ce dernier cas, il s’agira alors d’une distribution de dividende.
L’approbation des comptes doit avoir lieu tous les ans. Il s’agit d’une obligation qui concerne explicitement toutes les sociétés commerciales [2].
Remarque : Le droit OHADA [3] ne précise aucune sanction civile en cas de défaut de réunion, toutefois cela pourrait être considéré comme une faute de gestion des dirigeants sociaux.
Tout d’abord, les organes d’administration ou de direction, selon les cas, doivent procéder à la clôture des comptes puis établissent et arrêtent les états financiers de synthèse[4].
Un rapport de gestion est alors rédigé dans lequel il est exposé « la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution prévisible, les événements importants survenus entre la date de clôture de l’exercice et la date à laquelle il est établi et, en particulier, l’évolution de la situation de trésorerie et le plan de financement »[5].
Le cas échéant, les états financiers de synthèse, le rapport de gestion et la liste des conventions réglementées doivent être adressés au commissaire aux comptes de la société (CAC) au moins 45 jours avant la date de l’assemblée générale[6][7].
Le CAC établit à son tour un rapport, ou plusieurs rapports, qui seront à la disposition des associés ou des actionnaires.
Les comptes doivent ensuite être approuvés par l’assemblée générale des associés ou des actionnaires lors de la réunion annuelle dans le cadre de l’assemblée générale ordinaire.
Dans tous les types de sociétés commerciales, l’assemblée générale ordinaire annuelle doit être réunie dans les six mois de la clôture de l’exercice.
Il conviendra de veiller à convoquer l’assemblée générale des associés ou des actionnaires conformément aux modalités prévues dans l’AUSCGIE, à défaut, la nullité de ladite assemblée peut être encourue[8], ainsi qu’une éventuelle sanction pénale[9].
Remarque : Sur les sanctions pénales, il est à préciser qu’en droit OHADA, les actes uniformes peuvent inclure des dispositions d’incrimination pénale[10]. Néanmoins, au regard de la souveraineté des États parties l’incrimination encourue pour les infractions est laissée à la discrétion de chaque législateur national.
Cette situation conduit à des disparités au sein de l’espace avec des incriminations plus sévères que d’autres selon l’État partie.
Sur les convocations aux assemblées générales l’AUSCGIE prévoit notamment que ceux qui, sciemment, auront empêché un actionnaire ou un associé de participer à une assemblée générale encourent une sanction pénale[11].
A titre d’illustration :
En Côte d’Ivoire, la peine est de 3 mois à 2 ans d’emprisonnement et une amende de 100.000 à 1.000.000 FCFA ou l’une de ces deux peines[12].
Au Sénégal, la peine est un emprisonnement d’un mois à un an et une amende de 250.000 à 1.000.000 FCFA ou l’une de ces deux peines[13].
Au Togo, il s’agit d’une amende de 200.000 à 2.000.000 FCFA ou l’une de ces deux peines[14].
En parallèle de la convocation, le rapport de gestion, l’inventaire, les états financiers de synthèse établis par les organes d’administration ou de direction, selon les cas, le texte des résolutions proposées et, le cas échéant, le(s) rapport(s) du commissaire aux comptes doivent être communiqués aux associés ou aux actionnaires[15].
Il est à préciser qu’au sein des SARL, les associés doivent être mis en situation de bénéficier de ce droit de communication durant les quinze jours précédant la tenue de l’assemblée générale[16].
Au sein des SA, l’actionnaire ou son mandataire peut prendre connaissance de ces documents au siège social de la société[17].
Concernant l’approbation des comptes stricto sensu, il convient de noter que si l’assemblée générale n’a pas pu se tenir dans les délais légaux, il est possible de demander une prorogation du délai à la juridiction compétente statuant sur requête. Le texte ne précise pas le délai maximal qui pourra être accordé. Il est à noter qu’à défaut de réunion de l’assemblée dans les délais légaux, le ministère public ou tout associé ou actionnaire peut saisir la juridiction compétente statuant à bref délai afin d’enjoindre sa convocation sous astreinte ou de désigner un mandataire ad hoc pour y procéder[18].
Une fois que l’assemblée générale annuelle s’est tenue conformément aux dispositions prévues par l’AUSCGIE et les statuts de la société notamment sur les sujets de présidence, quorum et majorité, un procès-verbal est dressé.
Le procès-verbal doit être signé par chacun des associés présents ou représentés ou par les membres du bureau dans les sociétés anonymes[19]. Cette formalité est prévue à titre probatoire.
Remarque : Sur le formalisme des procès-verbaux d’assemblées générales, l’AUSCGIE prévoit que les dirigeants sociaux qui, sciemment, ne les établissent pas dans les formes requises encourent une sanction pénale[20].
A titre d’illustration :
En Côte d’Ivoire, la peine encourue est de 3 mois à 3 ans d’emprisonnement et de 100.000 à 1.000.000 FCFA d’amende ou l’une de ces deux peines[21].
Au Sénégal, il s’agit d’une amende de 250.000 à 1.000.000 FCFA [22].
Au Togo, la peine est une amende allant de 200.000 à 2.000.000 FCFA[23].
Enfin, à des fins de publicités des comptes sociaux, les sociétés commerciales sont tenues de déposer au registre du commerce et du crédit mobilier de l’État partie du siège social, les états financiers de synthèse, dans le mois qui suit leur approbation[24]. A défaut, une sanction pénale peut être encourue[25].
Remarque : Lorsque la société ne compte qu’un seul associé et que celui-ci exerce les fonctions de dirigeant, le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce vaut approbation.
Ainsi dans une SASU dans laquelle l’associé unique est le président, le délai de 6 mois courant à compter de la clôture de l’exercice pour convoquer une assemblée générale peut ne pas être applicable. Soit le président procède à l’approbation des comptes après le rapport du commissaire aux comptes dans le délai de 6 mois, soit il fait déposer au registre de commerce et du crédit mobilier l’inventaire et les comptes annuels, ce dépôt valant approbation des comptes[26].
[1] Article 7 alinéa 2 et 3 de l’Acte Uniforme du 26 janvier 2017 relatif au droit comptable et à l’information financière [2] Cette obligation se situant dans le Livre 2 – Fonctionnement de la société commerciale de l’Acte uniforme révisé du 30 janvier 2014 relatif au droit des sociétés commerciales et du groupement d’intérêt économique (AUSCGIE)
[3] Organisation pour l’Harmonisation en Afrique des Droits des Affaires [4] Article 137 de l’AUSCGIE [5] Article 138 de l’AUSCGIE [6] Article 140 de l’AUSCGIE [7] Article 71 de l’Acte Uniforme du 26 janvier 2017 relatif au droit comptable et à l’information financière [8] Articles 286 (SNC), 303 (SCS), 339 (SARL), 519 (SA), 721 (pour la convocation irrégulière du CAC) de l’AUSCGIE [9] Articles 891-3 et 892 de l’AUSCGIE. [10] Article 5 du Traité relatif à l’harmonisation du droit des affaires en Afrique (OHADA) tel que modifié par le Traité de Québec du 17 octobre 2008 [11] Article 891-3 de l’AUSCGIE [12] Article 15 de la loi n°2017-727 du 9 novembre 2017 portant répression des infractions prévues par les Actes uniformes du Traité relatif à l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique (Côte d’Ivoire) [13] Article 38 de la loi n°2018-13 relative à la répression des infractions prévues par les Actes uniformes adoptés en application du Traité relatif à l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique (Sénégal) [14] Article 1113 de la loi n°2015-010 du 24 novembre 2015 portant nouveau code pénal (Togo) [15] Articles 288 (SNC), 306 (SCS) de l’AUSCGIE [16] Articles 338 et 345 de l’AUSCGIE [17] Article 525 de l’AUSCGIE [18] Articles 348 (SARL) et 548 (SA) de l’AUSCGIE [19] Article 287 (SNC), 304 (SCS), 342 (SARL), 535 (SA) [20] Article 892 de l’AUSCGIE [21] Article 16 de la loi n°2017-727 du 9 novembre 2017 portant répression des infractions prévues par les Actes uniformes du Traité relatif à l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique (Côte d’Ivoire) [22] Article 39 de la loi n°2018-13 relative à la répression des infractions prévues par les Actes uniformes adoptés en application du Traité relatif à l’Harmonisation du Droit des Affaires en Afrique (Sénégal) [23] Article 1114 de la loi n°2015-010 du 24 novembre 2015 portant nouveau code pénal (Togo) [24] Article 269 de l’AUSCGIE [25] Article 890-1 de l’AUSCGIE [26] Article 853-11 de l’AUSCGIE
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